Nuevas Tecnologías

La creciente internacionalización de las empresas ha provocado algunos cambios en su estructura organizativa, que han puesto de manifiesto la necesidad de contar con nuevas vías de comunicación que no impliquen necesariamente el desplazamiento físico.

Las nuevas tecnologías de videoconferencia suponen actualmente una alternativa creciente a los viajes de negocios, porque “ya no son herramientas reservadas únicamente a la dirección general, sino que cada vez más cualquier empleado de la empresa puede utilizar este sistema para comunicarse” según afirma Hans Rojas, coordinador del departamento de sistemas de información de Repsol YPF.

En esta compañía en concreto existen más de 300 equipos de videoconferencias repartidos entre sus diferentes sedes, que, en palabras de Rojas, “se utilizan tanto para reuniones internas, como para negociar con Gazprom, en Rusia, o Gas Natural en España”. Según los cálculos de Repsol YPF, actualmente el 85 por ciento de las reuniones de la compañía se realizan por videoconferencia, mientras que los viajes de negocios se reservan para casos particulares en que miembros de la presidencia o de la alta dirección requieren un desplazamiento.

El hecho de que las empresas inviertan cada vez más en soluciones de videoconferencia, en lugar de utilizar sistemas tradicionales de telecomunicaciones como la multiconferencia telefónica se explica, según el director del fabricante de equipos de videoconferencias Tandberg en España, Alberto Fernández, porque “el contacto visual ayuda a no perder la atención, mientras que en las conversaciones telefónicas el grado de concentración es mucho menor”. La consultora Harvard realizó un estudio en este sentido del que se desprende que el vídeo mantiene la atención de la audiencia con un incremento de más del 38 por ciento respecto al teléfono.

El contacto personal sigue siendo uno de los principales motivos para desplazarse en viajes de negocios

Una oportunidad para las pymes

En los últimos años el coste de los equipos de videoconferencias se han moderado permitiendo a las pequeñas y medianas empresas acceder a esta tecnología. Fernández explica que “hasta hace dos años aproximadamente los clientes de Tandberg eran principalmente grandes empresas como las entidades financieras o multinacionales españolas, pero gracias a la tecnología IP y las líneas ADSL, que abaratan los costes, hoy en día las pymes son uno de nuestros principales clientes”. La mejora de la calidad en la transmisión de datos a través de ADSL permite actualmente, pues, que dos pequeñas empresas puedan realizar sus reuniones de manera telemática desde equipos de costes muy competitivos que utilizan esta infraestructura.

Tecnología y relaciones humanas

A pesar de que la videoconferencia es una solución más económica y rápida de comunicarse en el entorno empresarial, el contacto personal sigue siendo uno de los principales motivos para desplazarse en viajes de negocios.

Xavier Valero, Project Manager y Legal Counsel de la empresa hotelera finlandesa Sunborn International, afirma que “a pesar de ser un entusiasta de las nuevas tecnologías y vivir en Finlandia, un país que cuenta con una magnífica infraestructura para las telecomunicaciones, rara vez optaría por sustituir el contacto humano en una negociación por la fría videoconferencia”. En su caso, tan sólo utiliza estas soluciones “cuando las negociaciones están muy bien encauzadas, y en las que ya se ha logrado alcanzar un cierto grado de confianza”.

Por otro lado, Jordi Fontbuté, Chief Financial Officer de Integral Outsourcing Systems, afirma que en su empresa “sólo se viaja en los casos en que es realmente necesario”. “IOS es una empresa pequeña que busca la eficiencia en costes al máximo”, añade, “y por tanto aprovechamos todas aquellas reuniones que se pueden realizar telemáticamente”. A pesar de ello, Fontbuté coincide con Valero en que “en los casos en que el encuentro va a ser con equipos de personas que no se conocen, en casos de negociaciones con un guión incierto y donde la parte informal de la reunión tiene igual o más peso que la formal, la reunión presencial no tiene sustituto”.