Nuestra anterior aportación al espacio de “e-calidad y excelencia” de Noticias.com finalizaba con  la fijación del siguiente objetivo respecto de los indicadores y cuadros de mandos en las Direcciones de Calidad de las organizaciones:

“Se trata de poder actuar en tiempo real sobre los procesos, con datos obtenidos de los propios procesos….en tiempo real”

Para N organizaciones….se podría formular:

“Se trata de poder actuar en tiempo real sobre N sistemas de e-calidad de N organizaciones, con datos obtenidos en tiempo real de los N sistemas de e-calidad de las N organizaciones en cuestión.”

Pues bien, vamos a ello.

Para poder llegar al objetivo arriba definido (actuar sobre N sistema de e-calidad de N organizaciones) debemos resolver primero el nivel de una única unidad organización ( empresa, colegio, hospital, …).

A partir de aquí podremos intentar resolver el caso de N unidades operativas,...cada una de los cuales con su correspondiente sistema de calidad.

Para el caso de una única organización, debemos disponer de un sistema tecnológico que  permita trabajar a toda la comunidad de calidad de la organización en cuestión, en un mismo entorno operativo. Es decir, debemos disponer de “softwares-red” que se convierten “en puntos de encuentro” de los diferentes profesionales (internos y externos) implicados en los sistemas de calidad y excelencia de las organizaciones. Gráficamente:

Utilizando una herramienta de estas características, habremos dado un gran paso ya que habremos transformado un sistema de calidad en soporte papel a un sistema de e-calidad íntegramente digitalizado y accesible desde cualquier punto que disponga de acceso a Internet.

Este sistema ya dispone de funcionalidades que resuelven, para una única organización, los indicadores de su sistema de calidad (incidencias, no-conformidades, acciones correctivas, preventivas…por departamento, por período temporal,….)

Por tanto el Director de Calidad de esta organización ya dispone de los elementos   que le permiten tener un exacto conocimiento del sistema de Calidad que está bajo su   responsabilidad (obtiene datos del proceso en tiempo real que le permiten actuar, en tiempo real, sobre el proceso)

Pero pretendemos resolver una situación más compleja: la de disponer de información para poder actuar sobre N sistemas de e-calidad. Esta situación se resuelve gracias a una herramienta tecnológica que actúa, en tiempo real, sobre  N sistemas individuales lanzando consultas y obteniendo información crítica  de cada uno de los N sistemas individuales. La información obtenida permite actuar. Gráficamente:

Un esquema de estas características permite  obtener información específica de cada unidad individual, con la ventaja de que la información está normalizada según criterios comunes para las diferentes unidades sobre las que pretendemos actuar

Criterios básicos en la construcción de un sistema de estas características:

1. Que la información obtenida del sistema sea veraz
2. Que permita tomar decisiones
3. Que no obligue a ningún profesional a realizar tareas extras en ningún sentido, más allá de las normales del mantenimiento de un sistema de e-calidad
4. Que la información sea obtenida en tiempo real

“Que la información obtenida del sistema sea veraz”

La veracidad queda garantizada por el hecho de que la plataforma de monitorización  actúa sobre las BBDD de cada uno de los sistemas individuales. Y la información de cada uno de los sistemas individuales está soportada por los documentos típicos de los sistemas de calidad y por sus procesos de verificación y firma. Cuando desde la plataforma de monitorización se nos dice que en tal unidad individual hay 5 No- Conformidades Cerradas, significa que:

1. Se han detectado las incidencias.
2. Se han documentado y comunicado.
3. Un responsable  autorizado ha considerado que pasaban a formar parte de la categoría de No-Conformidades y ha puesto en marcha unos mecanismos de resolución
4.  Algún/nos profesionales  las han resuelto, y
5. Un responsable  ha verificado que , efectivamente, se habían resuelto de forma satisfactoria, con lo cual podían cerrarse

Pues bien, todo este proceso puede haberse llevado a cabo  en 2 horas, 2 días ó 2 meses y en la resolución han intervenido los profesionales que ha sido preciso, realizando cada cual la tarea que le ha sido asignada. ¿Qué hace el sistema de monitorización? Ir a “leer”, al servidor,  los datos los datos solicitados. No modifica nada. Lee y presenta unos datos

Que permita tomar decisiones

La información se presenta sumarizada según unas tablas que indican para  cada variable analizada (documentos presentes, usuarios, no-conformidades abiertas, cerradas, totales, acciones correctivas, preventivas, …) el valor en el momento de realizar la consulta, el valor que tenia la misma variable en la penúltima consulta y la variación porcentual.

Esta forma de ofrecer la información indica, a quién realiza la consulta, la dinámica de cada sistema de calidad analizado y le permite comparar sistemas entre sí. Al final se ofrecen unas gráficas de la evolución temporal de cada sistema de calidad monitorizado. Es decir, se presenta la información orientada a la toma de decisiones (con pocas variables pero críticas)

Que no obligue a ningún profesional a realizar tareas extras en ningún sentido, más allá de las normales del mantenimiento de un sistema de e-calidad

Este es, quizá, el punto más importante y que pocos sistemas garantizan. Qualiteasy Monitoring, lo garantiza. Y lo garantiza porque QM se concibió para que así fuera. QM actúa sobre N sistemas individuales todos ellos ya “digitalizados”; Leemos el estado de cada  sistema en el servidor. Nadie debe hacer nada…nada más que el trabajo que ya realiza habitualmente. Nadie debe “cargar” datos y datos, para obtener resultados.

Que la información sea obtenida en tiempo real

Éste es el fundamento del sistema, QM lee aquello que le ordenamos, cuando se los ordenamos y de los sistemas que queremos analizar. Tiempo real riguroso.