Ya hace algún tiempo que las agencias de comunicación han diversificado su apuesta acercándose a especialidades como las Relaciones Públicas o la gestión y producción de eventos relacionados con las marcas a las que representan. Equipo Singular es una de las agencias pioneras en nuestro país en potenciar esa diversidad, y un referente como productora de eventos para algunas de las mejores marcas como Cartier, Hackett, diseñadores como Josep Font o Amaya Arzuaga.

Hace ya algunos años que se decidieron a implantar diversos módulos del ERP de Cimkey, como herramienta de ayuda a la gestión empresarial desde un punto de vista transversal.  Según Xavier Oliver, director financiero de Equipo Singular, “el grado de control que necesitamos dentro de nuestro trabajo es muy elevado, porque la gestión de proyectos es muy complejo y suele implicar a muchos interlocutores”.

Se requería, por tanto, la gestión integral de proveedores, clientes y proyectos en una sola herramienta tecnológica, y las soluciones estándar de Cimkey daban la respuesta necesaria a buen precio. Oliver explica que “primero se instalaron los módulos financiero y administrativo, que son los de gestión habitual que necesita cualquier empresa en temas administrativos y contables”.

No obstante, la actividad propia de Equipo Singular presentaba algunos requerimientos “extra”, como un módulo que permitiera gestionar en la misma plataforma las cuestiones referentes a la gestión de proyectos: proveedores, clientes, facturación, producción, presupuestos, etc. Todo aquello que se esconde detrás de un “sarao” y que muy pocos saben el esfuerzo que representa.

Equipo Singular desarrolló un módulo a su medida para la producción de eventos

Para desarrollar un módulo de ERP a su medida, según Oliver, “hubo que definir los requisitos que necesitábamos, e ir parametrizando todas las funciones que pudiéramos prever con la ayuda de Cimkey”.

Una vez implementada la primera fase y después de un tiempo de rodaje de estas nuevas aplicaciones, “se han ido aplicando mejoras y definiendo nuevos informes, pantallas de gestión y de consulta”, explica el director financiero de Equipo Singular.

Una herramienta compartida por todos

En esta empresa la gestión de la información atañe desde la recepción hasta los ejecutivos y directivos, y por eso todos ellos tienen acceso al ERP, y la responsabilidad de introducir los datos referentes a sus tareas para que todo funcione. Tal y como lo explica Xavier Oliver, “el eje principal está en el departamento de administración, que es donde se inicia toda la cadena de información. Desde allí sale hacia toda la organización y se utiliza para introducir todo tipo de información: ya sean tiempos de producción, presupuestos, facturas, control de contratos con los clientes y proveedores, etc. desde recepción hasta dirección todo el mundo tiene que trabajar con esta herramienta”.

La gestión electrónica de la información les ha permitido, además, agilizar los trámites entre las dos sedes de Equipo Singular, Barcelona y Madrid, ya que toda la documentación que llega se escanea y se introduce en el sistema informático. “De esta forma, la gestión de papel se está reduciendo cada vez más, y estamos evitando complicaciones al compartir documentos entre las sedes de Barcelona y Madrid”.