La principal área de actuación es el tratamiento proactivo de las cuentas a cobrar que comprende desde la verificación de las facturas para obtener su conformidad ante la Administración, hasta el análisis financiero comparativo de los principales indicadores relacionados con la gestión de las cuentas a cobrar, todo ello dirigido a mejorar los circuitos internos (gestión de pedidos, logística, facturación, etc.) con el objetivo final de reducir los plazos de cobro con criterios de coste-eficiencia por aplicación de economías de escala.

Para aquellas compañías que precisen financiar su capital de trabajo o su crecimiento de una manera ordenada y constante, diseñamos e implementamos financiaciones estructuradas, dentro o fuera del balance, que mejor se adapten a sus necesidades tanto en términos de coste como de tipología de financiación. Están en disposición de ofrecer a sus clientes la reclamación de  los intereses de demora por vía judicial al amparo de la Ley 3/2004 de 29 de Diciembre de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

A través de la división de Consulting ofrecen la externalización del control de gestión y la dirección financiera a las PYMES, con un seguimiento permanente de la marcha del la empresa, el soporte ante entidades bancarias para la obtención de financiación, y el análisis económico frente a decisiones de inversión y de negocio.

Los factores de éxito dentro del servicio que prestan son la innovación del producto, la tecnología que utilizan y los procedimientos.

Empezaron a  pensar en un sistema de gestión de la calidad porqué por un lado, muchos clientes lo demandaban y por otra porqué creían  que ayudar a la mejora de la eficiencia de la compañía a través de una reflexión, estructuración y organización continúa de los  procedimientos básicos que conforman el servicio les podía llevar a una mejor situación.

Los  beneficios que se propusieron obtener con la implantación de un sistema de gestión de la calidad, fueron por un lado, generar confianza adicional en los clientes y por otro, estructurar y documentar procedimientos con el fin de mejorarlos y detectar las ineficiencias.

Las acciones que llevaron a cabo para iniciar el proceso de implantación fueron: Contactar con un consultor y detectar los procesos básicos de su servicio.

Los  recursos humanos y financieros que se consideraron para implantar el sistema fueron:

• En cuanto a los Recursos Humanos, se procedió al nombramiento de un Responsable de calidad y a un proceso de involucración progresiva de todos los integrantes de IOS en la implantación del sistema. 
• En cuanto a los Recursos Financieros, se limitó a la contratación de un consultor externo y al alquiler mensual de Qualiteasy, que es el software de gestión de calidad utilizado en la compañía para soportar todo el sistema de calidad.

Las  acciones que se ejecutaron para motivar a todo el personal para que orientarán su trabajo hacia la cultura de la calidad y mejora continúa, fue involucrar a todo el personal en la  implantación para que todos fueran conscientes de los beneficios que reportaba en todos los niveles de la organización.

En definitiva, se mejoran las relaciones con los clientes y proveedores con el sistema de gestión de la calidad, porqué se generan una confianza y seguridad adicional en IOS y proporciona una información valiosísima sobre las relaciones con ellos, ya que la propia relación queda documentada en el sistema de gestión de calidad, generando una dinámica de mejora continua en el servicio prestado.

Los cambios que se tuvieron que hacer en IOS para adaptar el enfoque de gestión a Procesos  han sido mínimos ya que su enfoque inicial ya era sobre procesos. Sin embargo, al hacer que la organización sea consciente de que en cada proceso se marcan unos objetivos y se obtienen unos resultados, la compañía se ha orientado más a la mejora de los procedimientos.

La documentación del sistema se planificó conjuntamente con el consultor. Todo el equipo de IOS hizo un trabajo profundo para detectar los procesos y procedimientos básicos para que éstos fueran redactados por la persona que manejaba en mayor medida cada procedimiento.

El software Qualiteasy les ayudó considerablemente en esta parte del proceso. El software, que se va actualizando día a día proporciona toda la información necesaria para la revisión del sistema. Esta revisión y una auditoría se realizan anualmente con la ayuda del consultor.

Los criterios que se consideraron para seleccionar a un consultor externo, fueron conocimiento de su experiencia, profesionalidad y el hecho de que los integrantes de la dirección habían trabajado conjuntamente con él en anteriores proyectos. El consultor ayudó en la orientación general para encarar la implantación, en la selección de la tecnología a utilizar, en la orientación en la detección de procesos y procedimientos, así como en la auditoría y revisión del sistema inicial. Por Marta Pérez López, Responsable de Calidad y Atención al Cliente de Qualiteasy Internet Solutions S.L.