En abril de 1994 se creó Construcciones Exisa como una división de construcción de una empresa líder en la comercialización y aplicación de materiales de construcción. En el año 2003 Exisa pasó a formar parte del Grupo Puentes y ha seguido basando su trabajo en la ejecución de Obras de Nueva Planta, Rehabilitación, Restauración y Reparación de Edificaciones y  Monumentos. Su capacidad e implantación en las distintas Comunidades Autónomas les  ha permitido abordar operaciones de gran envergadura como la recuperación de los cascos históricos de nuestras  ciudades, campañas que han transformado de forma masiva la faz de los edificios hasta lograr un nuevo entorno ciudadano disfrutado como un bien común.

Los largos años de experiencia en restauración les han merecido galardones tan prestigiosos como el Premio Internacional "Europa Nostra", con el Diploma del Mérito a las mejores realizaciones de Protección del Patrimonio Arquitectónico Europeo y su entorno, por la obra realizada en la bella Carrera del Darro de Granada. Este mismo diploma les fue concedido de nuevo en otra edición por la restauración de la Iglesia de Los Trinitarios Descalzos de Baeza (Jaén). También han sido nominados para los premios FAD de Arquitectura por la restauración de fachadas y cubiertas de los Polígonos de Viviendas de "Can Franquesas" y "Can Oliveras" en Santa Coloma de Gramanet (Barcelona). La restauración de la "Casa de la Marina" de José Antonio Corderch fue seleccionada para los mismos premios.

El proceso de implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en Exisa, S.A. se inicia en el año 2003 con la norma UNE-EN-ISO 9001:2000. Se inicia el proceso de implantación en las oficinas de Barcelona ya que es la delegación en la que los clientes más lo valoran en los concursos. Una vez el sistema está implantado en Barcelona se observan sus beneficios en la unificación del sistema de trabajo por parte de todos los jefes de obra y la facilidad en poder dejar constancia de las inspecciones de calidad hechas y se extiende su implantación al resto de oficinas.

"La Dirección se involucra en el proceso desde sus inicios"

En un principio se implementa un sistema de calidad que tiene sus bases en soporte papel, una vez está implantado en todas sus oficinas se observa la necesidad de pasar a un sistema en soporte informático para poder asegurar el uso de las versiones en vigor en un espacio de tiempo inferior a la semana independientemente de la ubicación de los responsables de las firmas de la documentación y agilizar la distribución evitándose el coste de la mensajería y el del papel.

La Dirección se involucra en el proceso desde sus inicios ya que la decisión de implantar el sistema es suya y colaboran en el propio proceso de implantación ayudando en la  concienciación por parte de todo el personal de Exisa, S.A.. Además se mantienen informados de forma permanente cada vez que se realiza el proceso de formación inicial en una  delegación.

Las acciones de formación y motivación que se hicieron para involucrar al personal en la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad han sido internas y llevadas a cabo por el propio Responsable de Calidad mediante reuniones con todo el personal. El  mantenimiento se lleva a cabo a partir de la información que se obtiene cuando se realizan las auditorías internas ya que facilita información sobre el grado de implicación e implantación del personal.

La documentación del sistema se realizó cogiendo de base la norma ISO 9001:2000 y documentación publicada sobre su aplicación en el sector de la construcción. Los procedimientos se implantaron en la delegación de Barcelona y seguidamente se implantaron en toda la empresa.

Al cabo de un año se revisó todo el sistema y se actualizó cogiendo de base las opiniones de todo el personal. Fue en la revisión general de todo el sistema cuando se implanto el sistema informático de gestión documental. Este sistema permitió hacer muchos cambios sin suponer una pérdida de tiempo en realizar de nuevo todas las copias controladas y su distribución. A partir de la implantación del sistema informático de gestión documental la actualización de los procedimientos y de los registros se pudieron llevar a cabo de manera mucho más rápida y sin papeles, permitiendo los cambios en el momento en el que se detectaba  una mejora y sin tener que esperar a tener muchas variaciones para que valga la pena hacer el cambio de documentación.

"Este sistema permitió hacer muchos cambios sin suponer una pérdida de tiempo"

La manera de cómo se gestionan los documentos, registros, no conformidades, comunicaciones, etc., fue que en el inicio de la implantación del sistema de calidad los documentos se gestionaban en el departamento de calidad con listados de las copias controladas y los registros con el número de revisión en vigor. Las no conformidades las gestionaba cada jefe de obra facilitando, cuando ya estaba la no conformidad cerrada, una copia de ésta al departamento de calidad. Los listados de distribución de copias controladas era difícil mantenerlos actualizados por el movimiento de personal que se produce en las delegaciones y porqué se debían devolver firmados al departamento de calidad lo cual era un gasto en mensajería. El listado de registros y su versión en vigor se mantenían fácilmente en el Departamento de calidad, pero el personal no tenía un acceso rápido a él.

En referencia a las no conformidades no había manera de tener un control sobre las que se generaban y no llegaban al departamento de calidad. Una vez implantado el sistema informático Qualiteasy de gestión documental, todo esto se simplificó mucho. La distribución de la documentación se realiza mediante un e-mail en el que facilitan las claves de acceso al programa y en él ya pueden encontrar todos los procedimientos y las plantillas de los registros. Además el programa permite asegurar que la versión a la que se tiene acceso es la que está en vigor.

El listado de registros se obtiene en el programa como listado de plantillas definidas y aunque el personal de Exisa no disponga de todo el listado de registros, si que saben que lo que encuentran en el programa están en vigor y son los que ellos deben usar y que el programa informático permite indicar quién tiene acceso a cada uno de los documentos publicados. En relación a las no conformidades se han pasado a gestionar con el programa informático de manera que se obtiene la información en el mismo momento en el que el jefe de obra la comunica y se puede ir viendo el seguimiento que hace. Ahora es mucho más fácil el cálculo de los indicadores relacionados con las no conformidades ya que se pueden obtener los listados filtrados por los temas que interesen.

La aplicación Qualiteasy da muchas facilidades sobretodo en el momento de proceder al mantenimiento del sistema con cambios en la documentación ya que evita el tener que mandar montones de papeles a todo el personal y las dificultades en asegurarse que disponen de la documentación actualizada y de que eliminan la que queda obsoleta. Para la implantación no facilita ninguna ventaja específica, pero si que como el uso de Internet está actualmente tan al alcance de todo el mundo, a la gente no le cuesta acostumbrase al sistema.

Por Marta Pérez López, Responsable de Calidad y Atención al Cliente de Qualiteasy Internet Solutions S.L.