Muchas veces la organización dispone de recursos, pero estos no son gestionados de la forma adecuada y por lo tanto es como si no existieran. Los empleados forman parte de los recursos de la empresa. Cualquier organización se fundamenta en un sistema de información (SI) que consta de cuatro elementos básicos: personas, datos, actividades/tareas y otros recursos como por ejemplo maquinaria, ordenadores, … El ERP es la herramienta básica para gestionar estos cuatro elementos. Hecha esta introducción, a la pregunta de quién debe saber utilizar el ERP dentro de la empresa, podría responder que cualquier persona que necesite obtener información del SI o que genere nuevas actividades o introduzca datos que afectan al SI.

• Esta afirmación podría llevarnos a la conclusión de que cualquier persona que trabaje en la empresa tiene necesidad de saber utilizar el ERP puesto que como tales forman parte del SI. Sin embargo en algunas áreas el nivel de incidencia que tienen los empleados con el SI es muy limitado.
• En una planta industrial los operarios básicamente utilizan el terminal de marcaje para las entradas y las salidas de planta o informan del inicio de un trabajo y de la finalización de éste. Igualmente podríamos citar a los operarios de almacén que utilizan terminales de mano para gestionar las entradas y salidas de productos. De alguna manera se trata de simplificar para una parte de los empleados el uso del ERP con interfaces simples que incidan en el SI.
• En algunos casos, y sobretodo en las empresas industriales o en la gestión de los almacenes, no se utilizan medios electrónicos para informar de las tareas realizadas, y se siguen utilizando papeles. En esta situación los operarios no tienen ninguna intervención directa en el ERP. Hay un administrativo de fábrica que introduce los datos en el sistema.
• Para concluir, no hay que confundir el hecho de que un empleado tenga o no un ordenador asignado para el en exclusiva para considerarlo un usuario del ERP o no. Es mas a veces hay personas que tienen asignado un ordenador y no utilizan para nada el ERP y en otros caso un simple terminal colocado en la pared de una fábrica puede ser un elemento vital para la retroalimentación del SI.