“Igual que cualquier empresa de fabricación y distribución, nuestra principal preocupación es el control logístico de nuestra actividad: compras, control de stocks, gestión de pedidos y expedición, etc”, explica Fortes. En el caso de Grupo Optim, ya hace diez años que se dieron cuenta de la necesidad de hacer un cambio informático para controlar estas tareas porque el sistema que tenían se había quedado obsoleto y no les permitía crecer.

En las instalaciones de Grupo Optim trabajan más de 100 personas, y la red de ventas que opera de manera independiente suma otras 80 personas que también necesitaron formación e información para adaptarse al sistema de gestión que finalmente decidieron adoptar: el CK-BaaB de Cimkey.

Según Fortes, “el personal era bastante reacio a cambiar el sistema de trabajo, porque teníamos una herramienta hecha a medida y estaban acostumbrados a ella”. No obstante, el miedo al cambio acabó dando lugar a una gran satisfacción tanto de gestores como trabajadores porque, al fin y al cabo, su trabajo se simplificó y la eficiencia de las gestiones se incrementó considerablemente. “Hemos ahorrado hasta quince días en el proceso de servir los pedidos”, explica Fortes.

Antes de incorporar el ERP de Cimkey, el sistema de ventas y distribución era prácticamente manual al 100% en Grupo Optim. Tal y como lo explica Fortes, “el vendedor iba a la ópticas, tomaba nota del pedido, lo enviaba por correo ordinario, nosotros separábamos el género y lo enviábamos al cliente”. Ahora, el proceso es totalmente automático. Los vendedores anotan en un ordenador portátil o PDA el pedido, que se envía directamente a la central, donde todos los procesos asociados reciben la orden: el almacén localiza el producto, que se descuenta del stock, etc... . Todo está conectado automáticamente con lo que hace el vendedor en la tienda del cliente, de manera que cuando sale de ella, el sistema ya se ha puesto a trabajar para servir ese pedido en el mínimo tiempo posible.

Esta agilidad, que es bienvenida en cualquier tipo de empresa, es crucial para una compañía que vende productos de moda.

En palabras de la directora de logística e informática de Grupo Optim, “en nuestro negocio no tiene sentido tener unos grandes registros históricos de productos. Lo que nosotros necesitábamos era un sistema que nos permitiera detectar rápidamente qué productos se están vendiendo mejor, qué líneas están triunfando más, porque así podemos encargar la fabricación de más unidades y reducir la producción de los productos que menos se venden. Hay que hacer eso prácticamente a tiempo real, y para ello es imprescindible tener un control global de la actividad”.